メール誤送信による個人情報漏洩のお詫びと原因及び再発防止について

メール誤送信による個人情報漏洩のお詫びと原因及び再発防止について

令和2年10月1日
我孫子市ファミリーサポートセンター
受託事業者 NPO法人ワーカーズコープ

日頃から、我孫子市ファミリーサポートセンターに深いご理解をいただきありがとうございます。令和2年7月16日(木)9時37分に弊法人の職員による個人情報(会員名・会員番号・メールアドレス)が漏洩する事態が発生いたしました。会員様、関係者の皆さまに多大なご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。

1.経緯

令和2年7月16日(木)9時37分に、不審者情報のご案内メールを送信した際に、提供会員、利用会員、関係機関に対し、他の受信者の個人名及びメールアドレスが表示される状態で一斉送信してしまう事態が発生いたしました。通常一斉メールは他の受信者メールアドレスが判別できないBCC欄に入力しなければならないところを、誤ってメールアドレスが識別されるTO欄に入力して配信してしまいました。また、メールの宛名の氏名を登録する際に会員番号も表記されるように合わせて登録していた為、会員番号、氏名及びメールアドレスが表示されてしまいました。配信作業後直ぐに弊法人職員が確認した際に本件を把握いたしました。

2.発生後の対応

 事態発生後速やかに市に報告するとともに、当該メールの送信先の皆さまにメールにてお詫びさせていただきました。また、個別に連絡がとれる方に対しては直接電話でもお詫びと当該メールの削除をお願いさせていただいております。

3.今後の対応について

このような事態を引き起こしましたことを深く反省し、今後は個人情報の取り扱いに一層の注意を払い、再発防止に全力で取り組む所存です。

・メールアドレスの管理はメール送受信用のソフトでは行いません。

・今後全会員に向けてのメールの一斉配信を実施しません。複数宛に同時配信する案件が生じた場合は、所長以上の承認を得たうえで実施することを徹底します。

・メール送受信ソフトでのメールアドレス管理を中止するにあたり、送信元の不明なメールを受信する等の可能性があり、今後会員に対して送信時には会員名や会員番号の明記をして頂くように対応を進めます。

・改めて現場の全職員に対して個人情報の取り扱いについての教育や研修等を計画的・継続的に実施し、再発防止に努めます。

以上

【お問い合わせ先】        

我孫子市ファミリーサポートセンター  
電 話 :04-7186-4161   
メール:abiko-famisapo@roukyou.gr.jp

ガイドブック

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